Febodb

Ricevete tutti i giorni una circolare via e-mail in formato pdf che dopo un mese non riuscite più a ritrovare?⁽¹⁾

Dovete catalogare quella montagna di fotocopie di articoli interessanti?⁽²⁾

Volete ritrovare subito quel modulo di domanda in Word usato solo una volta due mesi fa?⁽³⁾

Febodb può cambiare il vostro modo di lavorare!

• Febodb è il software per la vita di ufficio: è un catalogatore di informazioni che, grazie alle funzioni di ricerca molto efficienti, vi farà risparmiare parecchio tempo nel recuperare proprio quell'informazione che state cercando.

• Febodb è molto semplice da utilizzare, vi basteranno pochi minuti per usarlo al meglio. Inoltre, nel caso abbiate già un sistema di catalogazione sviluppato in un altro programma, potrete importare i vostri dati in Febodb.

• Febodb è un database.
  • Contiene 5 campi in formato testo (Autore, Fonte, Parole chiave, Internet, Archivio), un campo Data, un campo di tipo Contenitore.
  •  I campi di testo possono contenere ciascuno fino a 1000 caratteri, anche se a video sono visualizzate una o due righe.
  • Il campo Contenitore può contenere: una immagine, un file di qualsiasi tipo, un collegamento (link) ad un file di qualsiasi tipo, un oggetto (ad esempio un file Word che viene modificato direttamente nel campo).
  • Per inserire qualcosa nel campo Contenitore è sufficiente cliccare il pulsante "Ins".

• Gli stessi campi possono essere visualizzati secondo tre modalità diverse: formato Scheda, Parole chiave, Contenitore. E' presente anche un formato Lista che elenca tutte le informazioni inserite.

• Per vedere gli screenshot: Scheda, Parole chiave, Contenitore, Lista.

• I nomi dei campi di testo sono indicativi, nel senso che in realtà in ciascuno di essi si può scrivere liberamente ciò che si vuole (il campo Internet non deve obbligatoriamente contenere un indirizzo internet, ma qualsiasi informazione in formato testo che si voglia inserire).

• Le ricerche: il modo Trova. La facilità e la velocità delle ricerche vi stupiranno!
  • Quando si passa al modo Trova, compare a video un formato vuoto. E' possibile scrivere una o più parole in ognuno dei campi testo (o una data nel campo Data), ed effettuare la ricerca premendo Enter o cliccando il pulsante "Trova" nella barra a sinistra. Scrivere più parole (in un solo campo o in diversi campi) determina la ricerca dei record che contengono tutte le parole.
  • Un altro sistema per effettuare una ricerca è scrivere la parola da cercare nel campo Cerca in alto a destra, poi cliccare su Vai!. Verrà effettuata la ricerca della parola in uno qualsiasi dei campi di testo.
  • Esempio pratico: per cercare velocemente tutti i record che contengono la parola affitto conviene scriverla nel campo Cerca e cliccare Vai!; per cercare i record dell'autore Tizio che parlano di affitto conviene passare al modo Trova, scrivere Tizio nel campo Autore e affitto nel campo Parole chiave e premere Enter (o cliccare sul pulsante "Trova" nella barra di sinistra).

• Per ordinare in ordine crescente i record basta cliccare sui nomi dei campi.

• Un'altra funzione utilissima! Il pulsante "Suggerisci": dopo aver cliccato all'interno di un campo, fa comparire una finestra con tutte le parole contenute in quel campo in tutto il database, selezionabili con un semplice click.

(1) Soluzione con Febodb:

• Soluzione 1: aprite il pdf, copiate il titolo, passate in Febodb ed incollate il titolo nelle parole chiave, nel campo Contenitore inserite il link al file pdf (o il file pdf stesso). Tempo necessario: <1 minuto.
• Soluzione 2: aprite il pdf, copiate tutto il contenuto, passate in Febodb ed incollate il tutto nel campo Parole chiave. Tempo necessario: <30"
  Nel primo caso le ricerche riguarderanno le parole contenute nei titoli delle circolari, nel secondo quelle contenute in tutta la circolare.

(2) Soluzione con Febodb:

• Soluzione 1: numerate le fotocopie, riportate il numero d'ordine nel campo Numero di Febodb, inserite gli altri dati, in particolare nel campo Archivio il riferimento a dove sono conservate le fotocopie (armadio, scaffale, faldone, ecc.) Ovviamente le fotocopie vanno mantenute in ordine progressivo :-)
• Soluzione 2: se anzichè la fotocopiatrice utilizzate lo scanner, potete inserire un link al file della scannerizzazione nel campo Contenitore, e gli altri dati necessari nei rispettivi campi.

(3) Soluzione con Febodb:

• Il modulo per quella domanda di finanziamento, faticosamente predisposto e formattato in Word, può essere catalogato inserendo nel campo Parole chiave le parole necessarie e nel campo Contenitore un link al file, o il file stesso.